Journalhåndboken - del 2

Helsepersonelloven § 40 omtaler oppbevaring av journal:

«Journalen skal føres i samsvar med god yrkesskikk og skal inneholde relevante og nødvendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen, samt de opplysninger som er nødvendige for å oppfylle meldeplikt eller opplysningsplikt fastsatt i lov eller i medhold av lov. Journalen skal være lett å forstå for annet kvalifisert helsepersonell.

Det skal fremgå hvem som har ført opplysningene i journalen.

Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om pasientjournalens innhold og ansvar for journalen etter denne bestemmelse, herunder om oppbevaring, overdragelse, opphør og tilintetgjøring av journal.»

I tredje ledd (siste «avsnitt») framgår det at nærmere regler om bl.a. oppbevaring og tilintetgjøring kan gis i forskrift. Dette er gjort i forskrift om pasientjournal (heretter journalforskriften). Denne forskriften gir mer detaljerte regler for helsepersonells dokumentasjonsplikt.

Av § 14 i forskriften framgår det (i andre til fjerde led) om krav til oppbevaring og oppbevaringstid:

«Journalene skal oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. Hvis ikke journalopplysningene deretter skal bevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes, jf. personopplysningsloven § 28. Avlevering eller deponering som nevnt i tredje og fjerde ledd bør ikke skje før det er gått minst 10 år etter siste innføring i journalen.

Journaler i offentlig virksomhet kommer inn under bestemmelsene om offentlige arkiver i og i medhold av arkivloven, herunder bestemmelsene om bevaring, kassasjon og avlevering til statlig, fylkeskommunalt eller kommunalt arkivdepot.

Journaler i privat virksomhet kan avleveres til et offentlig arkivdepot eller deponeres i annen oppbevaringsinstitusjon.»

I merknadene til denne bestemmelsen understrekes det at helsepersonells virksomhet «anses som privat selv om helsepersonellet har fastlegeavtale eller annen avtale med det offentlige, men ikke er ansatt i det offentlige». Dette innebærer altså private legekontor skal regnes som private virksomheter. Videre påpekes det i bestemmelsens andre ledd at pasientjournalene skal oppbevares til det ikke lenger antas å bli bruk for dem. Imidlertid sier bestemmelsen også at den kan oppbevares utenfor virksomheten (i arkivdepot), men at dette ikke «bør skje før det har gått minst 10 år etter siste innføring i journalen».

For en privat virksomhet sier § 14 andre ledd at journalene som hovedregel «skal slettes» når det ikke lengre kan antas å bli bruk for dem. I vurderingen av «antas å bli bruk for» må man ta høyde for at opplysningene også kan bli etterspurt etter lang tid. Eksempelvis ved forsikringsspørsmål, klagesaker, trygdesaker osv.

For legekontor som drives av kommunen gjelder også arkivlovens bestemmelser. Denne krever vanligvis lengre lagringstid og journalen kan ikke slettes uten samtykke fra Riksarkivaren.

Av journalforskriften § 8 andre og tredje ledd framgår det:

«Arbeidsdokumenter, pasientens egendokumentasjon, røntgenbilder, video- og lydopptak mv. er å anse som del av journalen inntil nødvendig informasjon er nedtegnet på forsvarlig måte.

Andre opplysninger enn de som er nevnt i første og andre ledd skal tas inn i journalen i den utstrekning de er relevante og nødvendige."

Dette betyr i praksis at dersom man ikke ønsker å ta vare på «fysiske» dokumenter, så må «nødvendig informasjon» overføres til den elektroniske journalen «på en forsvarlig måte». Man må altså ta vare på alle opplysninger som har vært grunnlaget for helsehjelpen til pasienten og/eller som kan være av betydning for å yte helsehjelp til pasienten i framtiden.

Men de "fysiske" dokumentene kan som hovedregel makuleres dersom informasjonen er overført til den elektroniske pasientjournalen. Dette kan bidra til at behovene for et omfangsrikt arkiv blir mindre.